Algemene informatie

Het financieel pakket AFAS Profit is een uitgebreid pakket met veel mogelijkheden. Het inrichten van dit pakket en het importeren van gegevens vanuit Easyflex vereist echter een zeer uitgebreide en gedegen kennis van AFAS Profit. Ten opzichte van andere financiële administratiepakketten vergt het tot stand brengen van de koppelingen een grote inspanning. Tijdens het inrichten van het financieel pakket AFAS Profit dien je éénmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Easyflex ondersteunt minimaal 1 en maximaal 13 boekingsperioden. Let er dus op dat je niet meer dan 13 boekingsperioden hanteert bij de inrichting van de administratie in het AFAS Profit pakket. Eveneens dien je in AFAS Profit de nummerreeks voor de debiteurennummers, crediteurennummers en grootboeknummers op te geven. Binnen Easyflex kun je dit instellen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren'. Voor iedere in Easyflex vastgelegde betaaltermijn (in dagen) dien je in AFAS Profit een betaalconditie aan te maken. Wanneer je gebruik wilt maken van kostenplaatsen dien je in AFAS Profit een zogenaamde verbijzonderingsas 'Kostenplaats' aan te maken alsmede de kostenplaatsen. Voor iedere rekening waaraan je kostenplaatsen wenst te koppelen dien je dit binnen AFAS Profit aan te geven en de verbijzonderingen (kostenplaatsen) toe te wijzen. Wanneer je ook gebruik wilt maken van kostensoorten dien je in AFAS Profit een zogenaamde verbijzonderingsas 'Kostensoort' aan te maken alsmede de kostensoorten. Voor iedere rekening waaraan je kostensoorten wenst te koppelen dien je dit binnen AFAS Profit aan te geven en de verbijzonderingen (kostensoorten) toe te wijzen.

In AFAS Profit dien je een grootboekrekening (verzamelrekening) 'Debiteuren' aan te maken. Zorg ervoor dat het rekeningnummer gelijk is aan het in Easyflex vastgelegde grootboekdebiteurennummer (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > Overige rekeningen - Debiteuren) en dat je het juiste type selecteert.

De dagboekcodes voor het Verkoopboek en Memoriaal dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. De coderingen van deze dagboeken dienen gelijk te zijn aan de in AFAS Profit vastgelegde dagboekcoderingen.

De codes voor de BTW dien je zowel in Easyflex als in AFAS Profit vast te leggen en moeten met elkaar overeenkomen. Binnen AFAS Profit dien je de grootboekrekening waarop de BTW afdrachten moeten worden geboekt bij de betreffende BTW code vast te leggen. De geselecteerde grootboekrekening moet van het type 'BTW' zijn en dient ook in Easyflex te worden vastgelegd (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > BTW rekeningen > BTW rekening).

Voor het binnen AFAS Profit correct opbouwen van de grondslagen voor de BTW aangifte dienen de grootboekrekeningen (Omzetrekeningen) zoals in Easyflex zijn vastgelegd (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > BTW rekeningen > Omzetrekening) in AFAS Profit te worden aangemaakt. Bij de betreffende rekeningen dient op het tabblad 'Voorkeuren' de optie 'BTW toestaan' te worden aangezet.

Stappen voor het importeren van de loonboekingen

  1. Open in AFAS Profit het programma: Financieel > Import > Financiële mutaties.
  2. Kies voor 'Import via nieuw aan te maken definitie'.
  3. Vul in het eerste scherm achter 'Afhandeling rekeningen' de waarde 1 in en achter 'Afhandeling debet/credit' de waarde 2 en selecteer uitsluitend de optie 'Rekeningkenmerk automatisch bepalen'.
  4. Kies voor 'Volgende'.
  5. Selecteer bij 'Bestand om te importeren' het bestand dat je vanuit Easyflex via het overzicht 'Journaalposten lonen' hebt geëxporteerd. De standaard bestandsnaam hiervoor luidt: AFAS-LONEN.CSV.
  6. De optie 'Bestand verwijderen na importeren' zet je aan.
  7. Achter 'Bestand met afgekeurde regels' kun je indien gewenst een bestandsnaam invullen. Je zet dan tevens de optie 'Bestand met afgekeurde regels verwijderen voor het starten van de import' aan.
  8. Kies als 'Bestandstype' voor de optie 'ASCII bestand met scheidingstekens' en vul als scheidingsteken de puntkomma (;) in.
  9. Onder bestandsopties vul je achter 'Decimaal teken' een punt (.) in en achter 'Lezen vanaf regel' de waarde 1.
  10. Kies voor 'Volgende'.
  11. Stel uitsluitend de hieronder vermelde velden in zoals gespecificeerd en laat de overige velden ongemoeid.
    Optionele velden mag je overslaan indien de import daarvan niet gewenst is.

    VeldKies voor actieSelecteer optieOptioneel of verplicht
    Dagboekcode (keuzemogelijkheid)InlezenVeld 1Verplicht
    Vaste waardeSelecteer gewenste dagboekVerplicht
    RekeningnummerInlezenVeld 5Verplicht
    BoekingperiodeInlezenVeld 3 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ)Verplicht
    BoekingsdatumInlezenVeld 3 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ)Verplicht
    BoekstuknummerInlezenVeld 2Verplicht
    Omschrijving boeking*InlezenVeld 8Optioneel
    BedragInlezenVeld 9Verplicht
    Kostenplaats (Naam van de as)Inlezen (Alleen indien je met kostenplaatsen werkt)Veld 6Optioneel
    Kostensoort (Naam van de as)Inlezen (Alleen indien je met kostensoorten werkt)Veld 7Optioneel

    * De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand.

  12. Kies vervolgens voor 'Volgende' en nogmaals voor 'Volgende'.
  13. Op het scherm 'Import algemene gegevens' vul je achter 'Omschrijving' de naam van de importdefinitie in. Bijvoorbeeld 'Easyflex verkoopjournaal'. De overige vermelde opties mag je naar eigen voorkeur instellen.
  14. Kies voor 'Volgende' en vervolgens voor 'Voltooien' waarna de import wordt uitgevoerd.

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: AFAS-LONEN.CSV.

Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen

  1. Open in AFAS Profit het programma: Financieel > Import > Financiële mutaties.
  2. Kies voor 'Import via nieuw aan te maken definitie'.
  3. Vul in het eerste scherm achter 'Afhandeling rekeningen' en 'Afhandeling debet/credit' de waarde 2 in en zorg dat de optie 'Rekeningkenmerk automatisch bepalen' uitgeschakeld is.
  4. Kies voor 'Volgende'.
  5. Selecteer bij 'Bestand om te importeren' het bestand dat je vanuit Easyflex via het overzicht 'Journaalposten verkopen' hebt geëxporteerd. De standaard bestandsnaam hiervoor luidt: AFAS-VERKOPEN.CSV.
  6. De optie 'Bestand verwijderen na importeren' zet je aan.
  7. Achter 'Bestand met afgekeurde regels' kun je indien gewenst een bestandsnaam invullen. Je zet dan tevens de optie 'Bestand met afgekeurde regels verwijderen voor het starten van de import' aan.
  8. Kies als 'Bestandstype' voor de optie 'ASCII bestand met scheidingstekens' en vul als scheidingsteken de puntkomma (;) in.
  9. Onder bestandsopties vul je achter 'Decimaal teken' een punt (.) in en achter 'Lezen vanaf regel' de waarde 1.
  10. Kies voor 'Volgende'.
  11. Stel uitsluitend de hieronder vermelde velden in zoals gespecificeerd en laat de overige velden ongemoeid.
    Optionele velden mag je overslaan indien de import daarvan niet gewenst is.

    VeldKies voor actieSelecteer optieOptioneel of verplicht
    Dagboekcode (keuzemogelijkheid)InlezenVeld 1Verplicht
    Vaste waardeSelecteer gewenste dagboekVerplicht
    RekeningnummerInlezenVeld 7Verplicht
    Kenmerk rekeningInlezenVeld 14Verplicht
    Deb/cred nrInlezenVeld 6Verplicht
    BoekingsperiodeInlezenVeld 3 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ)Verplicht
    BoekingsdatumInlezenVeld 3 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ)Verplicht
    BoekstuknummerInlezenVeld 2Verplicht
    FactuurnummerInlezenVeld 2Verplicht
    Omschrijving boekingInlezenVeld 10Optioneel
    BedragInlezenVeld 11Verplicht
    BTW-codeInlezenVeld 12Verplicht
    Vervaldatum*InlezenVeld 4 Opties: Datum (DDxMMxJJJJ)Verplicht
    Kostenplaats (Naam van de as)Inlezen (Alleen indien je met kostenplaatsen werkt)Veld 8Optioneel
    Kostensoort (Naam van de as)Inlezen (Alleen indien je met kostensoorten werkt)Veld 9Optioneel

    * Indien ingesteld is in het overzicht 'Journaalposten verkopen' dat de vervaldatum niet geëxporteerd dient te worden, wordt dit veld niet gevuld.
    * De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand.

  12. Kies vervolgens voor 'Volgende' en nogmaals voor 'Volgende'.
  13. Op het scherm 'Import algemene gegevens' vul je achter 'Omschrijving' de naam van de importdefinitie in. Bijvoorbeeld 'Easyflex verkoopjournaal'. De overige vermelde opties mag je naar eigen voorkeur instellen.
  14. Kies voor 'Volgende' en vervolgens voor 'Voltooien' waarna de import wordt uitgevoerd.

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: AFAS-VERKOPEN.CSV.

Stappen voor het importen van de debiteurenstamgegevens

  1. Open in Afas het programma: Financieel > Import > Verkooprelatie-organisatie.
  2. Kies voor 'Import via nieuw aan te maken definitie'.
  3. Vink in het eerste scherm de rubrieken 'Nieuwe aanmaken indien niet gevonden', 'Postadres is adres' en 'Nieuw org. aanmaken indien niet gevonden' aan en vul achter 'Organisatie vergelijken op' en '(Cont.)persoon vergelijken op' de waarde 0 in.
  4. Kies voor 'Volgende'.
  5. Selecteer bij 'Bestand om te importeren' het bestand dat je vanuit Easyflex via het overzicht 'Exporteren debiteuren' hebt geëxporteerd. De standaard bestandsnaam hiervoor luidt: AFAS-DEBITEUREN.CSV.
  6. De optie 'Bestand verwijderen na importeren' zet je aan.
  7. Achter 'Bestand met afgekeurde regels' kun je indien gewenst een bestandsnaam invullen. Je zet dan tevens de optie 'Bestand met afgekeurde regels verwijderen voor het starten van de import' aan.
  8. Kies als 'Bestandstype' voor de optie 'ASCII bestand met scheidingstekens' en vul als scheidingsteken de puntkomma (;) in.
  9. Onder bestandsopties vul je achter 'Decimaal teken' een punt (.) in en achter 'Lezen vanaf regel' de waarde 1.
  10. Kies voor 'Volgende'.
  11. Stel uitsluitend de hieronder vermelde velden in zoals gespecificeerd en laat de overige velden ongemoeid.
    Optionele velden mag je overslaan indien de import daarvan niet gewenst is.

    VeldKies voor actieSelecteer optieOptioneel of verplicht
    Debiteurnummer (verkooprelatie)InlezenVeld 1Verplicht
    Is debiteur (verkooprelatie)Vaste waardeOptie waarde aanvinkenVerplicht
    Betaalvoorwaarde (Verkooprelatie)InlezenVeld 18Verplicht
    Valutacode Verkooprelatie)Vaste waardeKies voor EUROptioneel
    Kredietlimiet (Verkooprelatie)InlezenVeld 19Optioneel
    Aanmaning versturenInlezenVeld 21Optioneel
    Verzamelrekening (verkooprelatie)InlezenVeld 22Verplicht
    Organisatie (Organisatie)InlezenVeld 1Verplicht
    Zoeknaam (Organisatie)InlezenVeld 2Verplicht
    Naam (Organisatie)InlezenVeld 3Verplicht
    Nummer KvK (Organisatie)InlezenVeld 16Optioneel
    Telefoon werk (Organisatie)InlezenVeld 11Optioneel
    Fax werk (Organisatie)InlezenVeld 13Optioneel
    Mobiel werk (Organisatie)InlezenVeld 12Optioneel
    E-mail werk (Organisatie)InlezenVeld 14Optioneel
    Homepage (Organisatie)InlezenVeld 15Optioneel
    Land van de bank (Bankrekeningnummer)Vaste waardeKies voor NLVerplicht
    Bank-/girorekeningnummer (Bankrekening)InlezenVeld 17Optioneel
    Straat (Adres organisatie)InlezenVeld 5Verplicht
    Huisnummer (Adres organisatie)InlezenVeld 6Verplicht
    Huisnummer toev. (Adres organisatie)InlezenVeld 7Verplicht
    Postcode (Adres Organisatie)InlezenVeld 8Verplicht
    Woonplaats (Adres organisatie)InlezenVeld 9Verplicht
    Land (Adres organisatie)InlezenVeld 10Verplicht
    IBAN-controle (Bankrekeningnummer)InlezenVeld 23Optioneel
    IBAN-nummer (Bankrekeningnummer)InlezenVeld 24Optioneel
    BIC-code (Bankrekeningnummer)InlezenVeld 25Optioneel
  12. Kies vervolgens voor 'Volgende' en nogmaals voor 'Volgende'.
  13. Op het scherm 'Import algemene gegevens' vul je achter 'Omschrijving' de naam van de importdefinitie in. Bijvoorbeeld 'Easyflex debiteuren'. De overige vermelde opties mag je naar eigen voorkeur instellen.
  14. Kies voor 'Volgende' en vervolgens voor 'Voltooien' waarna de import wordt uitgevoerd.

Bij een volgende import hoef je de specificaties niet meer opnieuw in te geven, maar kies je voor het importeren via een bestaande definitie. Je kiest dan voor de definitie zoals je hebt vastgelegd onder punt 13.

Belangrijk

AFAS voert een zeer strikte controle uit op alle importgegevens. Wanneer een plaatsnaam verkeerd is gespeld of een e-mailadres niet voldoet aan de gestelde eisen, dan wordt de import van de betreffende debiteur volledig overgeslagen.

Importbestand

De standaard naam van het door Easyflex samengestelde importbestand luidt: AFAS-DEBITEUREN.CSV.

Overige informatie

Rekeningnummers

Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in AFAS Profit zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostenplaats

Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in AFAS Profit zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostensoort

Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in AFAS Profit zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Dagboeken

De dagboeken voor 'Verkopen' en 'Memoriaal' dienen in AFAS Profit te zijn vastgelegd. Een dagboekcode kan maximaal 6 cijfers en/of letters bevatten.

BTW

De BTW-code dient in AFAS Profit te zijn vastgelegd. Een BTW-code kan maximaal 3 cijfers en/of letters bevatten.

Bijzonderheden

In de 6e en 9e kolom komt de vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', niet in het importbestand. Bij de 'Omschrijving' kan er gekozen worden voor 'Automatisch vermelding van de periode'.

Optioneel: Factuurnummer uitbreiden (met bijv. dagboeknummer en jaartal)

Indien je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie’ bij 'Omschrijving’ kiest voor 'Vaste omschrijving’, komt de invoer uit het veld 'Vaste omschrijving’ in het exportbestand 'Journaalposten verkopen’ vóór het factuurnummer te staan. Bijvoorbeeld: is het factuurnummer 20210001 en in het veld 'Vaste omschrijving’ staat AF09B, dan komt (alléén) in het exportbestand in de kolom 'Factuurnummer’ het volgende te staan: AF09B20210001. Op alle andere plekken in Easyflex en in alle andere overzichten, wordt simpelweg het factuurnummer gehanteerd.

Let op! Normaal gesproken zou je bij 'Omschrijving’ kiezen voor 'Automatische vermelding van de periode’. Als je hier i.v.m. bovenstaande dus niet voor kiest, dan komt er géén automatische vermelding van de periode meer in het exportbestand te staan (Journaalpost lonen kolom H en Journaalpost verkopen kolom J blijven dan leeg).