Ondertekenen met geavanceerde Digitale Handtekening

Deze nieuwe digitale handtekening van Easyflex zorgt er onder andere voor dat het ondertekende document wordt gesealed en de flexwerker vooraf via een sms met OTP (one-time-password) wordt geverifieerd. Neem contact op met Sales voor meer informatie over de kosten van deze geavanceerde handtekening.

In het onderstaande stappenplan wordt uitgelegd hoe het proces verloopt vanaf het aanbieden van een document tot het ondertekenen via Flexwrapp met de geavanceerde digitale handtekening.

Stap 1: Communicatiemiddelen controleren

Ga naar ‘Flexwerkers > Algemeen’ en controleer of er bij communicatiemiddelen een e-mailadres en mobiel nummer vastliggen. Bij het ondertekenen met de geavanceerde Digitale Handtekening wordt er een sms met OTP (one-time-password) naar dit mobiele nummer verstuurd.

Stap 2: Document aanbieden ter ondertekening

Bij het inrichten van de Digitale Handtekening heb je per documenttype kunnen aangeven of deze digitaal ondertekend kan worden. Biedt het document aan via de ‘Documentafhandeling' in de plaatsing, via de overeenkomst op het tabblad ‘Cao-overige’ of via het tabblad 'Documenten’ bij de flexwerker zelf. Onderaan in het venster 'Documentafhandeling' wordt een extra optie getoond: 'Aanbieden voor digitaal ondertekenen'.

Stap 3: Flexwerker ontvangt e-mail en/of notificatie in Flexwrapp

Nadat in 'Documentafhandeling' de knop 'Ok' is geactiveerd worden er twee acties uitgevoerd:

• Via Flexwrapp wordt er een e-mail verstuurd naar de flexwerker waarin staat dat er een document aangeboden is voor digitale ondertekening. De taal is Nederlands, Engels of Pools. Dit is afhankelijk van de geselecteerde taalinstelling van het account;

• Het document wordt op het Flexwrapp portaal én op de Flexwrapp app van de desbetreffende flexwerker gezet zodat deze digitaal kan worden ondertekend.

Voor Digitale handtekening moet een flexwerker een Flexwrapp account hebben. De documenten kunnen zowel via de portal als de app ondertekend worden. 

Stap 4: Ondertekening van het document

1. Middels de knop ‘Ondertekenen’ start de flexwerker het proces om het document digitaal te ondertekenen.

2. De flexwerker krijgt het volledige document te zien om te lezen en controleren en gaat verder met de knop ‘Ondertekenen’.

3. De volgende stap van het ondertekenen gebeurt middels het invoeren van het wachtwoord van Flexwrapp.

4. De flexwerker krijgt op het eerder gecontroleerde mobiele nummer een sms toegestuurd met daarin een one-time-password welke ingevoerd moet worden. Deze code is één minuut geldig.

5. Na het eventueel ondertekenen van de medewerker (optioneel) wordt het document gesealed. Dit sealen gebeurt middels een certificaat welke uitgegeven is door een externe partij genaamd ‘Sectigo’.

Stap 5: Afronding van de ondertekening

In de vorige stap is het document volledig ondertekend door alle partijen en krijgt de flexwerker een mail met daarin bevestiging dat het document getekend. In de e-mail staat tevens hoe de flexwerker de authenticiteit van het document kan aantonen.

Het document is na volledige ondertekening terug te vinden in het 'documentarchief' van de flexwerker en voor de flexwerker terug te vinden in Flexwrapp.

Stap 6: Authenticiteit controleren

In het document is een blauwe ribbon (informatieregel bovenaan in het het document) staat dat het document gecertificeerd is door Easyflex. Door te klikken op de ‘vulpen’ aan de linkerkant is meer informatie te vinden over de handtekeningen in het document.

Een unieke vingerafdruk (UUID) van het document is in het document opgenomen. Deze vingerafdruk dient als middel om de authenticiteit van het document te borgen, doordat het een unieke SHA256 oplevert. De vingerafdruk van het document moet overeenkomen met de vingerafdruk welke genotificeerd is na het ondertekenen van het document bij ‘Flexwerkers > notificaties’.

Wat is het verschil tussen de basis en geavanceerde digitale handtekening?

Wanneer de flexwerker via Flexwrapp zijn handtekening gaat zetten wordt bij zowel bij de basis- als de geavanceerde digitale handtekening gevraagd om het wachtwoord van het Flexwrapp account in te voeren, echter wordt er bij de geavanceerde digitale handtekening via sms nog een OTP (one-time-password) verzonden naar de flexwerker. Hiervoor wordt het mobiele telefoonnummer gebruikt wat ten tijde van het aanbieden van het document vastligt in Easyflex. Dit om te borgen dat de flexwerker in kwestie ook echt de juiste persoon is. Het is dan ook verplicht een mobiel nummer vast te leggen alvorens een document aangeboden kan worden ter ondertekening.

Het tweede en grootste verschil is dat het document na ondertekenen gesealed wordt met een door Sectigo uitgegeven certificaat. Hierdoor is er wanneer men een document in Acrobat Reader opent welke met de geavanceerde handtekening getekend is een banner zichtbaar zijn. In deze banner is te zien dat het document door Easyflex gecertificeerd is. De PDF is niet meer te bewerken door dit certificaat.

Waar is de UUID (vingerafdruk) voor?

De UUID is een unieke identifier welke door Easyflex gegenereerd is, dit unieke kenmerk zorgt ervoor dat notificaties, e-mail en data binnen Easyflex gerelateerd kan worden aan een aangeboden document.

Een unieke vingerafdruk (UUID) van het document is in het document opgenomen. Deze vingerafdruk dient als middel om de authenticiteit van het document te borgen, doordat het een unieke SHA256 oplevert. De vingerafdruk van het document moet overeenkomen met de vingerafdruk welke genotificeerd is na het ondertekenen van het document bij ‘Flexwerkers > notificaties’.

Waar is de hash voor?

De hash voert een wiskundige operatie uit over de inhoud van het document. Een hash-waarde is het best te vergelijken met een digitale vingerafdruk. Het identificeert iedere tekst reeks of bestand via een reeks getallen. Wanneer de inhoud van een document aangepast wordt zal deze wiskundige operatie een ander resultaat hebben. Wanneer de inhoud hetzelfde is zal ook het resultaat hiervan hetzelfde zijn. Op deze manier kan bewezen worden dat een document niet inhoudelijk aangepast is.

Waar is het certificaat voor?

Middels het sealen van een document met een certificaat van Sectigo zorgt Easyflex ervoor dat de inhoud van het document niet meer aangepast kan worden.

Het nummer van de flexwerker stond verkeerd in Easyflex, wat nu?

Voor de tweestapsverificatie binnen Flexwrapp wordt er gekeken naar het telefoonnummer wat ten tijde van aanbieden van het document in Easyflex stond. Als het nummer van de flexwerker in Easyflex aangepast wordt zal het document dus opnieuw moeten worden aangeboden wanneer het nog niet ondertekend is.

Ik heb de instelling in de bedrijfsinstelling omgezet naar geavanceerd maar het document heeft nog geen blauwe ribbon of tweestapsverificatie of ik kom nog bij QuoVadis uit, hoe kan dat?

Tijdens het aanbieden van het document wordt de wijze van afhandeling bepaald. Wanneer men een geavanceerde handtekening wil ter vervanging van de basis digitale handtekening of QuoVadis zal het document opnieuw ter ondertekening moeten worden aangeboden.

Is de digitale handtekening een rechtsgeldige digitale handtekening?

ICT-recht heeft zowel voor de Easyflex Basis als de Easyflex geavanceerde digitale handtekening een juridische verklaring afgegeven. Voor de geavanceerde handtekening staat hierin omschreven dat de elektronische handtekening gezet kan worden in de zin van artikel 3(10) van de eIDAS verordening. Er is wel een eigen verantwoording wat betreft het identificatieproces van de ondertekenaars.