FAQ Digitale handtekening
Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we gebruik kunnen maken van Digitale Handtekening?
Wanneer je gebruikt wilt maken van Digitale Handtekening kun je hiervoor contact opnemen met Sales door een e-mail te sturen naar sales@easyflex.nl.
Wat moet er gebeuren voordat er gebruik gemaakt kan worden van Digitale Handtekening? (dit geldt alleen wanneer je gebruikt maakt van de digitale handtekening van Quo Vadis)
Werkmaatschappijen zijn zelf verantwoordelijk voor de vetting (identificatie) van personen/flexwerkers. Quo Vadis doet de eerste vetting met de tekenbevoegde. De digitale handtekening van deze persoon komt op ieder document te staan als namens de werkmaatschappij wordt getekend. Deze persoon kan vettingsbevoegden toevoegen in Easyflex. In verband met juridische geldigheid van de Digitale Handtekening moet de vettingsbevoegdenlijst naar Quo Vadis. Deze wordt automatisch vanuit Easyflex doorgestuurd naar Quo Vadis. De werkmaatschappij ontvangt daarna een certificaat. Na het invoeren van het door Quo Vadis toegekende wachtwoord kan er digitaal ondertekend worden.
Hoe bied ik een document digitaal aan?
Vanuit het scherm Documentafhandeling.
Documenten van het type 'Plaatsingsbevestiging', 'Overeenkomst' en 'Plaatsingsdocument' welke via de plaatsing en/of arbeidsovereenkomst gegenereerd worden, kunnen alleen bij de documentafhandeling van de plaatsing of de arbeidsovereenkomst digitaal aangeboden worden. Het is niet mogelijk om deze documenttypes via 'documentafhandeling' bij het documentenarchief van de flexwerker digitaal aan te bieden.
Welke documenten kan ik digitaal laten tekenen?
Overeenkomsten & bevestigingen en gegenereerde eigen documenttypes voor flexwerkers. De instelling hiervan is per documenttype in te richten in ‘Beheer > document management > Documenten beheer’.
Hoe kan ik zien dat een document ondertekend is?
Wanneer je het document (in Adobe) inziet en links in het menu op het icoontje met de vulpen klikt, dan zie je wie het document heeft ondertekend. Het is ook mogelijk om een 'visuele' digitale handtekening direct in het document te tonen, bijvoorbeeld op de plek in het document waar voorheen de 'natte handtekening' gezet werd. In de procesbeschrijving van digitale handtekening bij stap 8 lees je hoe je dit inricht.
Hoe wordt een document aangeboden aan de flexwerker?
Op www.flexwrapp.com registreert de flexwerker zich eenmalig. Hier worden alle documenten klaargezet. Een flexwerker heeft de keus om te Ondertekenen of te Weigeren.
Wat moet ik doen wanneer de flexwerker een document heeft geweigerd?
Bij weigering is het verplicht dat de flexwerker een reden opgeeft zodat dit zichtbaar wordt in ‘Frontoffice > Documenten beheer > Digitale handtekening’. Kijk naar de reden van weigering. Wanneer er iets niet juist in het document staat kun je het document opnieuw aanbieden met de juiste gegevens. Nadat dit is gedaan kun je het geweigerde document archiveren zodat deze niet meer in het signalering overzicht getoond blijft. Het archiveren van een document kun je doen in ‘Frontoffice > Documenten beheer > Digitale handtekening’. Het is hierna mogelijk om het document te verwijderen vanuit het 'Documentenarchief' wanneer je hier voor geautoriseerd bent.
Kan een flexwerker meerdere documenten in één keer ondertekenen?
Ja, dat kan. Nadat hij alle documenten heeft ingezien kan hij de documenten aanvinken. Wanneer er hierna gekozen wordt voor de knop ‘Ondertekenen’ zullen alle documenten ondertekend worden.
Kan ik het document door de flexwerker laten invullen voor hij/zij ondertekent?
Het is mogelijk om een bestand door de flexwerker in te laten vullen. Het is belangrijk dat je van het document een 'Invulbaar PDF formulier' maakt in ' Beheer > Document management > Templates > Nieuw'. Wanneer er bij 'Invuldbaar PDF formulier' is gekozen voor 'Ja' dan kan het document ingevuld worden op het portaal van Flexwrapp. Let erop dat je wel invulbare velden toevoegt aan je document. Klik hier voor Easyvideo hierover!
Hoe kan ik als medewerker van bureau de documenten ondertekenen?
Vanuit ‘Frontoffice > Documenten beheer > Digitale handtekening’ is het mogelijk om documenten die getekend zijn door de flexwerker te tekenen als medewerker van bureau. De status moet dan ‘Ondertekening medewerker ontbreekt’ zijn. Onderaan op dit tabblad kun je het document ondertekenen d.m.v. de knop ‘Ondertekenen'.
Kan ik als medewerker meerdere documenten tegelijk ondertekenen?
Ja, je kunt meerdere documenten aanvinken en hierna d.m.v. de knop ‘Ondertekenen’ alle documenten in één keer ondertekenen. De documenten worden hierna verplaatst naar het 'Documentenarchief'.
De knop ‘Ondertekenen’ is grijs voor mij als medewerker. Waarom kan ik een document niet tekenen?
Wanneer je gebruikt maak van de digitale handtekening van Quo Vadis heb je een certificaat nodig. Dit kan gecontroleerd worden in ‘Beheer > Document management > Digitale handtekening > Autorisatie’.
Hierna kan er op ditzelfde tabblad bepaald worden welke medewerkers geautoriseerd zijn om namens het bureau te tekenen. Dit geldt dus ook wanneer je gebruik maakt van de digitale handtekening van Easyflex. Dit gaat d.m.v. het toekennen van een rol. De medewerker moet deze rol hebben om een document namens het bureau te mogen ondertekenen.
Werkt Digitale handtekening ook voor relaties?
Op dit moment kan dit nog niet. De komende tijd gaan we inventariseren hoeveel vraag daarnaar is, op basis daarvan wordt besloten of dit ook gemaakt zal worden. De grootste documentenstroom zien wij voornamelijk tussen de uitzendonderneming en de flexwerker.
De relatie, en andere partijen, kunnen wel ondertekenen via de software EF2GO. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan contact op met afdeling Sales.
Kunnen we ook documenten maken die de flexwerker nog kan invullen en ondertekenen?
Ja, het is mogelijk om invulbare PDF documenten te maken. Dit kan alleen wanneer er gebruik wordt gemaakt van Flexwrapp, Document management en Digitale handtekening. In 'Beheer > Document management > Templates' kun je aangeven of het een invulbaar PDF document betreft. Wanneer dit het geval is, en het document wordt voor digitale ondertekening aangeboden, dan kan de flexwerker op het portaal van Flexwrapp het document invullen en ondertekenen. Het is dus ook belangrijk dat de flexwerker kan inloggen op het portaal van Flexwrapp. Hiervoor is een actieve koppeling nodig. Dit kun je controleren bij de flexwerker op het tabblad 'Flexwrapp'.
Nadat het document is ingevuld en ondertekend, komt deze in Easyflex terrecht op het tabblad ' Frontoffice > Documentenbeheer > Nog te behandelen documenten'. Je moet dus zelf het document nog controleren en vervolgens koppelen.
Bekijk hier de Easyvideo voor het aanpassen van een template, zodat deze in PDF ingevuld kan worden voordat deze digitaal ondertekend wordt.
Waarom kan een medewerker geen documenten ondertekenen namens de werkmaatschappij?
Op tabblad ‘Beheer > Document management > Digitale Handtekening > Autorisatie’ kun je een autorisatie vastleggen voor het digitaal ondertekenen van documenten namens de werkmaatschappij. Wanneer de betreffende rol niet is toegekend aan een medewerker kan deze medewerker geen documenten ondertekenen.
Waarom kan ik een document niet aanbieden voor digitaal ondertekenen?
Alleen gegenereerde documenten kunnen worden aangeboden voor Digitale Handtekening. Dit geldt dus niet voor geïmporteerde documenten. Daarnaast kun je bij ‘Beheer > Document management > Document beheer’ aangeven of Digitale Handtekening ‘N.v.t.’, ‘Verplicht’ of ‘Optioneel’ is. Wanneer hier is gekozen voor ‘N.v.t.’ kun je het betreffende document niet aanbieden voor Digitale Handtekening.
Is er een overzicht waarop te zien is welke handtekeningen er zijn gezet?
Via ‘Backoffice > Overzichten’ kun je het overzicht ‘Handtekeningen log’ aanmaken. Hierop kun je zien welke handtekeningen er zijn gezet. Het is mogelijk dat het overzicht eerst beschikbaar moet worden gesteld via ‘Beheer > Aansturing overzichten’.
Waar kan ik zien wat de status is van documenten die zijn aangeboden voor ondertekening?
De status kun je raadplegen in 'Frontoffice > Documentenbeheer > Digitale handtekening'.
De flexwerker krijgt een melding dat het certificaat is gedeactiveerd wanneer hij een document wil ondertekenen in Flexwrapp? (dit geldt alleen wanneer je gebruikt maakt van de digitale handtekening van Quo Vadis)
De flexwerker kan een nieuw document aanvragen bij ‘Documenten > Digitaal certificaat > Certificaat aanmaken’ in Flexwrapp. Daarna kan hij weer digitaal ondertekenen.
Is de handtekening rechtsgeldig?
Ja, de handtekeningen van Quo Vadis zijn van STORK QAA Level 3. Dit niveau vereist strikte methoden voor de verificatie van de geclaimde identiteit van de gebruiker.
Is het mogelijk om een document aan te bieden aan een flexwerker dat eerst ingevuld moet worden, voordat het wordt ondertekend?
Ja, bij ‘Beheer > Document management > Templates’ kun je bij ‘Invulbaar PDF formulier’ kiezen voor ‘Ja’. Hierdoor kan het document eerst worden ingevuld door de flexwerker, voordat wordt ondertekend.
Wat is het verschil tussen de basis en geavanceerde digitale handtekening?
Wanneer de flexwerker via Flexwrapp zijn handtekening gaat zetten wordt bij zowel bij de basis- als de geavanceerde digitale handtekening gevraagd om het wachtwoord van het Flexwrapp account in te voeren, echter wordt er bij de geavanceerde digitale handtekening via sms nog een OTP (one-time-password) verzonden naar de flexwerker. Hiervoor wordt het mobiele telefoonnummer gebruikt wat ten tijde van het aanbieden van het document vastligt in Easyflex. Dit om te borgen dat de flexwerker in kwestie ook echt de juiste persoon is. Het is dan ook verplicht een mobiel nummer vast te leggen alvorens een document aangeboden kan worden ter ondertekening.
Het tweede en grootste verschil is dat het document na ondertekenen gesealed wordt met een door Sectigo uitgegeven certificaat. Hierdoor is er wanneer men een document in Acrobat Reader opent welke met de geavanceerde handtekening getekend is een banner zichtbaar zijn. In deze banner is te zien dat het document door Easyflex gecertificeerd is. De PDF is niet meer te bewerken door dit certificaat.
Waar is de UUID (vingerafdruk) voor?
De UUID is een unieke identifier welke door Easyflex gegenereerd is, dit unieke kenmerk zorgt ervoor dat notificaties, e-mail en data binnen Easyflex gerelateerd kan worden aan een aangeboden document.
Een unieke vingerafdruk (UUID) van het document is in het document opgenomen. Deze vingerafdruk dient als middel om de authenticiteit van het document te borgen, doordat het een unieke SHA256 oplevert. De vingerafdruk van het document moet overeenkomen met de vingerafdruk welke genotificeerd is na het ondertekenen van het document bij ‘Flexwerkers > notificaties’.
Waar is de hash voor?
De hash voert een wiskundige operatie uit over de inhoud van het document. Een hash-waarde is het best te vergelijken met een digitale vingerafdruk. Het identificeert iedere tekst reeks of bestand via een reeks getallen. Wanneer de inhoud van een document aangepast wordt zal deze wiskundige operatie een ander resultaat hebben. Wanneer de inhoud hetzelfde is zal ook het resultaat hiervan hetzelfde zijn. Op deze manier kan bewezen worden dat een document niet inhoudelijk aangepast is.
Waar is het certificaat voor?
Middels het sealen van een document met een certificaat van Sectigo zorgt Easyflex ervoor dat de inhoud van het document niet meer aangepast kan worden.
Het nummer van de flexwerker stond verkeerd in Easyflex, wat nu?
Voor de tweestapsverificatie binnen Flexwrapp wordt er gekeken naar het telefoonnummer wat ten tijde van aanbieden van het document in Easyflex stond. Als het nummer van de flexwerker in Easyflex aangepast wordt zal het document dus opnieuw moeten worden aangeboden wanneer het nog niet ondertekend is.
Ik heb de instelling in de bedrijfsinstelling omgezet naar geavanceerd maar het document heeft nog geen blauwe ribbon of tweestapsverificatie of ik kom nog bij QuoVadis uit, hoe kan dat?
Tijdens het aanbieden van het document wordt de wijze van afhandeling bepaald. Wanneer men een geavanceerde handtekening wil ter vervanging van de basis digitale handtekening of QuoVadis zal het document opnieuw ter ondertekening moeten worden aangeboden.
Is de digitale handtekening een rechtsgeldige digitale handtekening?
ICT-recht heeft zowel voor de Easyflex Basis als de Easyflex geavanceerde digitale handtekening een juridische verklaring afgegeven. Voor de geavanceerde handtekening staat hierin omschreven dat de elektronische handtekening gezet kan worden in de zin van artikel 3(10) van de eIDAS verordening. Er is wel een eigen verantwoording wat betreft het identificatieproces van de ondertekenaars.