De inrichting van Digitale Handtekening

Inrichting

Wanneer er gebruik gemaakt wordt van Document management en Flexwrapp kun je ook gebruik maken van Digitale handtekening. Wanneer je hier gebruik van wilt gaan maken kun je bellen of mailen naar onze afdeling Relatiebeheer. In het onderstaande stappenplan wordt uitgelegd hoe je Digitale handtekening inricht. Na deze inrichting is het direct mogelijk om documenten digitaal aan te bieden naar je flexwerkers, zodat zij digitaal kunnen ondertekenen.

Stap 1: ‘Beheer > Programmarechten’

Ga naar een rol die al toegang heeft voor ‘Frontoffice > Documentenbeheer’. Vink ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Digitale handtekening’ aan.

Ga naar een rol die al toegang heeft tot ‘Beheer > Document management’. Vink ‘Beheer > Document management > Digitale handtekening’ aan en klik op de + om onderstaande tabbladen ‘Autorisatie’ en ‘Vetting’ ook aan te vinken.

Stap 2: 'Beheer > Document management > Digitale handtekening > Autorisatie'

Binnen Easyflex kun je op twee manieren gebruik maken van de digitale handtekening: de Easyflex Basis handtekening en de Easyflex geavanceerde handtekening. Na het aanzetten van digitale handtekening van Easyflex (door Easyflex) kies je hier de gewenst digitale handtekening'. Zet de status op Actief en voer de gewenste (bedrijfsnaam) in welke gehanteerd wordt voor de getekende documenten. 

Digitale handtekeningen

• Easyflex Basis
• Easyflex Geavanceerd

Autorisatie - Digitale handtekening

Bij 'Digitaal ondertekenen documenten' geef je aan welke medewerkers (d.m.v. een rol) toegang hebben om vanuit de organisatie documenten te ondertekenen. Dit is de ondertekening nadat de flexwerker het document heeft getekend. Bij 'Ondertekenen overeenkomst voor onbep. tijd' kun je een autorisatie vastleggen voor het ondertekenen van overeenkomsten voor onbepaalde tijd. Indien je hier een rol toekent, kunnen alleen medewerkers met die rol overeenkomsten voor onbepaalde tijd ondertekenen.

Stap 3: 'Beheer> Aansturing overzichten'

Overzicht 'Handtekeningen log' beschikbaar stellen. Met dit overzicht kun je terugkijken op een bepaalde periode hoeveel handtekeningen er zijn verwerkt.

Stap 4: 'Beheer> Document management > Document beheer'

'Overeenkomsten en bevestigingen' + 'Eigen documenttypen' aanpassen.

Hier kun je per documenttype aangeven of het document verplicht of optioneel voor digitale ondertekening aangeboden kan worden. Ook geef je hierbij aan wie er voor moeten tekenen; alleen de persoon (flexwerker), of de persoon + uitzendbureau. Let op, wanneer Flexwrapp niet voor alle personen aangezet zal worden dien je te kiezen voor 'Optioneel'. Wanneer je namelijk zou kiezen voor 'Verplicht' wordt er op het moment van het genereren van dit document een melding getoond dat Flexwrapp niet geactiveerd is en kun je niet verder in het proces. 

• Het is alleen mogelijk om bij documenten geschikt voor de flexwerker aan te geven of het document digitaal aangeboden kan worden.
• 'Beheer> Document management > Templates': Standaard archief formaat kan aangepast worden naar PDF. Dit is niet verplicht om aan te passen. Nadeel wanneer je de instelling op Word laat staan is dat je vanuit ieder document bij 'Documentafhandeling' moet kiezen voor PDF. Wil je een aantal documenten digitaal aanbieden ter ondertekening? Pas hiervan dan de standaard instelling aan naar PDF.