DataView aansluiting
Algemeen
De gegevens die zichtbaar zijn in Dataview zijn niet 'live' maar worden gedurende de nacht gelezen uit Easyflex. Daarom kan het voorkomen dat een verloning die vandaag is gedaan nog niet zichtbaar is in Dataview. Ook niet alle historische gegevens zijn zichtbaar, de gegevens van de afgelopen drie jaar en het huidige jaar zijn zichtbaar. Omzet en kosten van bijvoorbeeld vijf jaar geleden zijn niet zichtbaar. In 2025 zijn gedurende het gehele jaar de gegevens te zien van 2025, 2024, 2023 en 2022. Als het 2026 wordt zijn de gegevens van 2025, 2024, 2023 zichtbaar en 2022 niet meer.
De kosten- en omzet cijfers in Dataview zijn gebaseerd op de declaratieregels en niet op één van de aanwezige statistiek methoden in Easyflex (werkmoment, financieel of commercieel). De redenen hiervoor zijn:
In de declaratieregels is meer historische informatie beschikbaar dan wat er in de Easyflex statistieken wordt opgeslagen.
De mogelijkheid om gegevens op een andere wijze te visualiseren en te combineren dan wat in Easyflex mogelijk is.
Gegevens van meerdere Easyflex werkmaatschappijen kunnen worden samengevoegd.
In Dataview wordt de data getoond van declaraties die toebehoren aan 'flexwerkers' en niet die aan 'vaste medewerkers'. Dus de kosten van 'vaste medewerkers' zijn niet zichtbaar, declaraties die toebehoren aan een plaatsing van het soort 'vaste medewerker' zijn ook niet te zien in Dataview.
Declaraties die de status hebben 'Geaccordeerd voor verwerking', 'In bewerking' en 'Afgewikkeld' worden getoond in Dataview. Per status wordt het volgende getoond:
'Geaccordeerd voor verwerking' : de prognose van de loonkosten en de prognose van de omzet zijn zichtbaar.
'In bewerking': een declaratie heeft deze status als deze is verloond of is gefactureerd. Indien er al is verloond zijn de werkelijke kosten na verloning zichtbaar, anders de prognose van voor de verloning en vice versa.
'Afgewikkeld': de werkelijke loonkosten en omzet worden getoond.
Verdeelsleutels
De verdeelsleutels zoals deze bestaan in de plaatsingen van Easyflex zijn niet in Dataview opgenomen. Door dit los te laten is het mogelijk om alle mogelijke gegevens met elkaar te combineren zoals bv. de marge per CAO fase, of de loonkosten per bedrijfs-cao.
Aansluiting
Hoe kan je de cijfers in Dataview aansluiten bij de cijfers in Easyflex?
Kies in Easyflex de statistiek 'werkmoment' en als tijdvak 'week'.
Controleer in Dataview welke data je ziet en pas eventueel filters aan:
Selecteer dezelfde werkmaatschappij als in Easyflex.
Selecteer hetzelfde jaar als in Easyflex.
In Easyflex kun je omzet inclusief of exclusief 'handmatige omzet' zien en in Dataview is het standaard inclusief handmatige omzet. Maar er is een filter in Dataview om dit aan te passen.
Als een declaratie nog ‘Afgewikkeld' is zijn de prognose van de loonkosten en/of omzet al zichtbaar in Dataview. In Easyflex moet je dan overschakelen naar de 'Commerciële' statistiek om deze prognoses ook te zien. De 'werkmoment' statistiek laat 'Afgewikkeld' en 'In bewerking' declaraties zien. Of ga naar de sheet 'Declaratieregels’ van Dataview en selecteer in het status filter enkel de declaraties met de status 'Afgehandeld'.
Handmatige facturen
De omzet die wordt getoond in Dataview is de omzet exclusief BTW. Stel een handmatige factuur van €1000,- excl. BTW is in Easyflex te vinden als een bedrag van €1210,- als het BTW percentage 21% is. Het is mogelijk om bij een handmatige factuur in Easyflex een datum in de toekomst te gebruiken. De omzet in de toekomst is ook zichtbaar in Dataview (prognose).
Omzet
Het kan zijn dat de omzet in een week in Dataview anders is dan in Easyflex (incl. handmatige omzet). Je kan inzoomen op één relatie voor de desbetreffende week. Als er omzet zonder een factuurnummer is dan is er al wel verloond maar de factuur moet nog worden verstuurd of er is nog niet verloond. De prognose omzet zie je niet in Easyflex bij de resultaten van de relatie. Voor die weken waarin nog te factureren is kan je in Dataview de omzet minus de omzet zonder factuurnummer nemen. Je krijgt dan de omzet in Easyflex op relatieniveau voor dezelfde week op 'werkmoment'.
Jaarovergang
Bij jaarovergangen zitten kleine verschillen in gedrag tussen 'werkmoment' statistiek in het Easyflex management dashboard en Dataview. Dit is als je in Easyflex periode week, maand, kwartaal, half jaar of jaar selecteert. In Dataview worden de kosten en omzet van de laatste en eerste week van een jaar niet gesplitst aan de hand van het kalenderjaar. Alle dagen van week 1 horen bij het nieuwe loonjaar en alle dagen van de laatste week horen bij het oude loonjaar. Bijvoorbeeld week 53 van 2015 bevat ook de dagen 1-1-2016 t/m 3-1-2016. Omdat werkmoment uitgaat van de gewerkte dag zie je in Easyflex als voor 2015 wordt gekozen de eerste 4 dagen van week 53 van 2015 en als je 2016 als jaar selecteert zie je de kosten en omzet van de laatste 3 dagen van week 53. In Dataview hoort week 53 in zijn geheel tot 2015.
Om toch aansluiting te krijgen in het geval van een jaarovergang is het nodig om in het Easyflex management dashboard te kiezen voor het tijdvak 4-wekenperiode, dan worden de gegevens op dezelfde wijze verdeeld over het oude en nieuwe loonjaar.
Actuele en historische relatiebeheerders
In het management dashboard van Easyflex worden historische statistiek gegevens bewaard bij de relatiebeheerder en locatie van het verwerkingsmoment. In Dataview is dit per App instelbaar, gedurende het lezen van gegevens kan voor één van de twee opties worden gekozen. Het is mogelijk om omzet en kosten te koppelen aan:
De historische relatiebeheerder en locatie of
de actuele relatiebeheerder en locatie.
Als je aansluiting op het niveau van de relatiebeheerder en/of locatie wil vinden moet je de gegevens in Easyflex vergelijken met de historische relatiebeheerder en locatie. Welke instelling een App is gebruikt zie je op het werkblad 'FAQ en systeeminformatie > App informatie'.
Medewerkers in Easyflex en Dataview
In het Easyflex management dashboard worden statistieken bewaard voor medewerkers ook als deze verwijderd zijn (licentie ontnomen) en de eigenaarsrechten van de medewerker zijn overgedragen. In Dataview worden de statistieken verplaatst naar de medewerker die de eigenaarsrechten beheert van één of meerdere oud-medewerkers. Daarom zijn de getoonde omzet/kosten/uren in Dataview anders omdat deze ook bestaan uit de statistieken van de verwijderde medewerkers. Om aansluiting te vinden op niveau van medewerkers:
In Easyflex open 'Beheer > Medewerkers' en selecteer de desbetreffende medewerker en selecteer het tabblad 'Eigenaarsrechten'. Aan de linkerzijde is te zien wat de namen van de medewerkers zijn waarvan de activiteiten zijn overgedragen. Op het tabblad 'Notificaties' staan ook de meldingen die dit tonen.
Van de overgedragen medewerkers kan je in het Easyflex management dashboard de statistieken zien, tel deze waarden op bij wat je ziet in Dataview.
De naam van een relatie of flexwerker is anders in Dataview dan in Easyflex.
Het kan voorkomen dat een naam niet volledig wordt weergegeven in een tabel of grafiek. De reden hiervoor is dat de flexwerker (of relatie) gekopieerd is naar één of meerdere werkmaatschappijen en dat in één van de werkmaatschappijen de naam korter is. Om te voorkomen dat verschillende namen worden getoond is er voor gekozen om de kortste naam aanwezig te tonen.
De status van een relatie of flexwerker is anders in Dataview dan in Easyflex.
Een flexwerker (of relatie) kan gekopieerd zijn tussen Easyflex werkmaatschappijen en verschillende werkmaatschappij statussen hebben. De status in een bepaalde werkmaatschappij kan bijvoorbeeld 'Ingeschreven’ zijn en in een andere kan de status 'Actief’ zijn. Dataview toont altijd de 'hoogste' status van een flexwerker (of relatie) mochten er verschillende zijn. In aflopende volgorde zijn voor flexwerkers dit de statussen: actief, passief, uitgeschreven, ingeschreven. Voor relaties is dat in aflopende volgorde: actief, passief, verloren, prospect en als laatste doelgroep.
Selecties in Dataview
Als een grafiek met bijvoorbeeld tijdvakken op de X-as wordt gebruikt om een selectie te maken dan is het zo dat het tijdvak van alle beschikbare jaren wordt geselecteerd.