BI > Declaraties

Op dit tabblad leg je vast welke accorderingsmethoden voor declaraties binnen de werkmaatschappij mogen worden toegepast en welke methode wordt aangemerkt als 'de standaard methode'. Bij de aanmaak van een nieuwe relatie wordt de standaard accorderingsmethode automatisch toegekend. Vervolgens kan de accorderingsmethode worden gewijzigd of aangevuld. Het is mogelijk hiervoor bepaalde medewerkers te autoriseren. 

Voor de aanvragen en plaatsingen wordt de instelling, zoals die is vastgelegd bij de relatie, automatisch overgenomen. Per aanvraag en plaatsing is het mogelijk steeds een andere methode toe te passen. Op deze wijze kan per relatie, aanvraag en plaatsing flexibel worden omgegaan met de wijze waarop werkbriefjes dienen te worden geaccordeerd.

Beschikbare declaratiewijzen

Op papier

Wanneer je declaraties op papier aangeleverd krijgt, dien je in dit veld aan te geven hoe deze ondertekend moeten zijn voordat deze verwerkt mogen worden. De mogelijkheden zijn:

• Ondertekenen door relatie en flexwerker

• Ondertekenen door relatie

• Ondertekenen door flexwerker

Digitaal (website)

Wanneer je declaraties digitaal (via de website) aangeleverd krijgt, dien je in dit veld aan te geven hoe deze geaccordeerd moeten zijn, voordat deze verwerkt mogen worden. De mogelijkheden zijn:

• Accorderen door relatie en flexwerker

• Accorderen door relatie

• Accorderen door flexwerker

Standaard instelling

Een van de zes bovenstaande mogelijkheden dien je in te geven als standaard instelling. Alleen de mogelijkheden welke je hebt geselecteerd worden getoond. Bij het invoeren van een nieuwe relatie, wordt de standaard instelling automatisch getoond. Wanneer je dit tabblad niet opent, wordt als standaard instelling 'ondertekenen door relatie en flexwerker' ingegeven.

Autorisatie

Je kunt er voor kiezen om aan een bepaalde rol autorisatie te verlenen. Alleen de medewerker met deze rol is nu geautoriseerd om af te wijken van de standaard instelling. Wanneer je geen autorisatie toekent, kan elke medewerker per relatie bepalen hoe er mag worden geaccordeerd. Wanneer je echter aan niemand deze rechten wilt toekennen, adviseren wij om een rol aan te maken en deze aan geen enkele medewerker toe te kennen.

Standaard uren per dag

Je kunt er voor kiezen om standaard uren vanuit de plaatsing over te nemen in de urendeclaratie. Je selecteert hiervoor de optie 'Uren overnemen uit plaatsing'. Daarnaast is het mogelijk om aan een bepaalde rol autorisatie te verlenen. Alleen de medewerker met deze rol is nu geautoriseerd om uren in te geven welke standaard over worden genomen vanuit de plaatsing in de urendeclaratie. Wanneer je geen autorisatie toekent, kan elke medewerker per plaatsing standaard uren over laten nemen in de urendeclaratie.

Procedure voor het laten vervallen van niet ingebrachte declaraties

Je kunt een procedure vastleggen voor het laten vervallen van niet ingebrachte declaraties. Je kunt deze procedure handmatig uitvoeren of automatisch. Bij de handmatige procedure kun je per urendeclaratie de status handmatig op vervallen zetten. Bij de automatische procedure kun je instellen dat indien de urendeclaratie een bepaald aantal dagen niet is geaccordeerd de status automatisch op vervallen wordt gezet. Het minimum aantal dagen dat je kunt ingeven is 7. De dagen worden geteld na afloop van de declaratieperiode, dus bij een weekdeclaratie worden de aantal ingegeven dagen opgeteld bij de laatste dag van de week, bij een maanddeclaratie na afloop van de maand en bij de 4-wekendeclaratie worden de dagen opgeteld na afloop van de 4 weken periode. Bijvoorbeeld: je stelt de uitvoering in op 7 dagen, een urendeclaratie van week 11 (12 tot en met 18 maart) welke op 26 maart nog niet is geaccordeerd wordt dan automatisch op vervallen gezet. Een vervallen urendeclaratie kun je altijd nog 'Bewerken' wanneer dit nodig mocht zijn.

Uitvoering

Je kunt instellen welke procedure je wenst te hanteren voor het laten vervallen van niet ingebrachte declaraties:

• Handmatig
  De urendeclaraties kunnen handmatig op 'vervallen' worden gezet

• Automatisch
  De urendeclaratie wordt automatisch op 'vervallen' gezet nadat de einddatum ... dagen is verstreken. Het aantal dagen kun je zelf bepalen, dit is minimaal 7 dagen.

Procedure voor het automatisch sluiten van plaatsingen

Je kunt een procedure vastleggen voor het automatisch sluiten van plaatsingen. Je kunt deze procedure niet uitvoeren of automatisch laten uitvoeren. Bij de automatische procedure kun je instellen dat indien de urendeclaratie een bepaald aantal dagen niet is bewerkt de bovenliggende plaatsing wordt beëindigd. Het minimum aantal dagen dat je kunt ingeven is 8. De dagen worden geteld na afloop van de declaratieperiode, dus bij een weekdeclaratie worden de aantal ingegeven dagen opgeteld bij de laatste dag van de week, bij een maanddeclaratie na afloop van de maand en bij de 4-wekendeclaratie worden de dagen opgeteld na afloop van de 4 weken periode. Bijvoorbeeld: je stelt de uitvoering in op 90 dagen, een urendeclaratie van week 11 welke in week 24 nog niet is bewerkt zorgt ervoor dat automatisch de plaatsing definitief wordt beëindigd.

Uitvoering

Je kunt instellen welke procedure je wenst te hanteren voor het automatisch laten sluiten van de plaatsingen:

• Niet automatisch
  Er gebeurt niets. De plaatsingen zullen handmatig moeten worden beëindigd.

• Automatisch
  De plaatsing wordt automatisch definitief beëindigd nadat de urendeclaratie ... dagen niet is bewerkt. Het aantal dagen kun je zelf bepalen. Dit is minimaal 8 dagen. 

Procedure voor meerdere kostenplaatsen op dezelfde dag

Standaard kun je in urendeclaraties voor één en hetzelfde looncomponent slechts 1 kostenplaats per dag toevoegen. Dat betekent dat je voor meerdere kostenplaatsen op dezelfde dag, een extra urendeclaratie dient aan te maken. Dit heeft nadelige gevolgen voor bijvoorbeeld ‘reiskostenvergoeding per gewerkte dag’. Omdat je zowel in de ene als in de andere declaratie gewerkte uren boekt op bijvoorbeeld maandag 20 januari, wordt dit gezien als 2 gewerkte dagen, terwijl het in feite dezelfde gewerkte dag betreft.

Met het aanvinken van de optie ‘Toegestaan in 1 urendeclaratie’ wordt het wel mogelijk om meerdere kostenplaatsen in één declaratie te gebruiken op dezelfde dag en voor hetzelfde looncomponent. In dit geval zullen de uren in verschillende kolommen zichtbaar worden. Wanneer je in de urendeclaratie over de titel van de kolom hovert, zie je een hinttekst met daarin welke kostenplaats van toepassing is voor de uren in die kolom.

Indien je gebruik maakt van EF2GO, kun je deze functionaliteit zonder problemen aanzetten in de Connector. Het is nog niet mogelijk om in EF2GO meerdere kostenplaatsen vast te leggen in een declaratie. Echter indien je dit in de Connector wel zo invoert, worden ze wel op deze manier getoond in EF2GO.

Belangrijke aandachtspunten:

• Maak je gebruik van de dataservice? Informeer dan bij je koppelpartner die de dataservice gebruikt naar de mogelijkheden. Het is niet zomaar mogelijk om meerdere kostenplaatsen in 1 urendeclaratie te gebruiken.

• Maak je gebruik van de webservice, webpageservice en de urenportalen flexwerker.com en inlener.com? Deze kunnen allemaal niet meer gebruikt worden indien ‘Toegestaan in 1 urendeclaratie’ aan staat.

• Wanneer je de optie ‘Toegestaan in 1 urendeclaratie’ aanzet, kun je deze niet meer uitzetten.